ניהול חכם של מערכות הדפסה במשרד: איך להדפיס בסטייל ולחסוך כסף
כירו את הגיבור הנסתר של כל משרד: המדפסת. היא תמיד שם כשאתם זקוקים לה, ולא פעם היא גם מקפיצה אתכם למצב מרץ כשאתם ממתינים להדפסה שהייתה אמורה לקחת "רק דקה". אז איך אפשר לנהל את כל העניין הזה בצורה חכמה, כך שאנחנו לא נקפוץ מהחלון ברגע שנגמר הנייר? בואו נ dive in!
1. למה ניהול חכם של מדפסות זה לא סתם מלל?
במילה אחת: כסף. כאשר כל משרד מוציא בממוצע כ-1% מהכנסותיו על הדפסות (והמספר הזה רק גדל), חשוב להבין את הכוח הזה. מדפסות לא רק עושות קולות של סופר-גיבורים, אלא גם יכולות להפוך לסחנה שגונבת לנו את כל הכסף.
אז איך נדע שהמדפסת שלנו היא ממש לא גיבורת-על?
- אם היא נראית בזבזנית, תחליפו לה את המדפסת.
- מדפסת שיש לה מיליון כפתורים – לא בהכרח סימן למקצוענות.
- דפוס בודד של הניירות, האם נראה לכם מפוקפק? (אזהרה: אם הם לא שמים עליכם ניירות, ייתכן שיש בעיה).
2. איך לאלף את המדפסת שלכם?
קודם כל, זה כמו לאלף כלב, אבל הרבה יותר מעניין. חייבים לדעת מה המדפסת אוהבת.
- תוכנה ניהולית: יש לא מעט תוכנות כמו Plexus או Qube שמסייעות לנהל, לתכנן ולעקוב אחרי ההדפסות.
- סטטיסטיקות: תעקבו אחרי מי מדפיס כמה, אם יש מישהו שאוהב לדפוס 280 עמודים של טיוטות – צריך לדבר איתו.
- תחזוקה: מדפסות לא נועדו להיות כמו חצרות שמתחזקים תיואים – תעשו להם מה שנדרש!
שאלות נפוצות:
- האם ההדפסה השחורה באמת זולה יותר?
כן ולא. זה תלוי בסוג החומרים והמכונה שלכם. - האם כדאי לקנות מדפסת הלייזר או הדיו?
הלייזר בהחלט משתלמת לטווח הארוך. - כמה נייר כדאי לקנות מראש?
שלטו בכמויות, אל תשאירו מקום לצהלה!
3. מי לא אוהב את המדפסת שלו?
אולי זה הנשיא של המחלקה השיווקית, שלקח על עצמו לדפוס אינספור דפי מידע. או שמא יש לכם מתכנת שעושה פחות שימוש במדפסת שלכם, ועדיין מקובל עליו להרגיש שהוא מחזיק דברים.
רשימת "אין לי מושג מה לעשות עם זה":
- מילון טכני שלא רואים לו שימוש – מצאו שימוש למילון!
- סטטיסטיקות ישנות שהיו רלוונטיות רק לפינה של שנת 2010.
- דרכות הדפסה של מישהו אחר מהכנס של כמה שנים.
4. טיפים מפתיעים לניהול המדפסת שלכם
כן, במשרד שלכם תרצו לשמוע מה מעסיקים טוענים שיש להם במגירה. להלן עורק קטן של "מישהו ניסה את זה".
- חישוב עלויות – תשקול לבדוק את העלויות ביחס לתועלות.
- הצעת שאתם מדפיסים פחות – האם מומלץ בלי לחשוב פעמיים?
- קידום שיטות הדפסה חסכוניות – לימדו את הצוות!
שאלות שהייתם מתים לדעת:
- מה הסוד של הכנת דף מקוון שהמדפסת תאהב?
תכנון קפדני והרבה שיחות עם המובילים במשרד. - מה זה אומר "ההדפסה משתלמת"?
חלוקה חכמה בין מחלקות וכבר לא מסקנות סתמיות.
5. אחרי שחסכתם כסף, מה עכשיו?
אז הגיע הרגע! אתם אנשי מחשבה! עם היכולת לחסוך כסף בעזרת המדפסת קרוב לבית!
מה עושים עם כל הכסף הזה?
- חופשה? די ברור.
- שדרוגים? אתם יודעים מה צריך עדיין.
- שעות עבודה גמישות יותר? אם תשמרו על баланас, תוכלו לעשות את זה.
סיכום: נדל"ן חכם של מדפסת – להשקיע באופטימיזציה!
לסיכום, כשאתם נכנסים לעולם ניהול המדפסות, ודאו שהכנתם בעיות שברצותכם, שעשויות לחכות לכם ממשלת חיסכון. כשתלמדו לנצל את המדפסת שלכם, אתם לא רק שתהפכו לגיבורים במקום העבודה, אלא תכהו אנרגיות חדשות – גם כן כדי שהשקעות המדפסת שלכם יתחילו לחזור אליכם.
בהצלחה! ולעולם אל תשכחו – ניהול חכם הוא לא רק טכנולוגיות, אלא להבין את התמונה המלאה!